Pracownik powinien otrzymać grafik z wyprzedzeniem wystarczającym do przygotowania się do pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik powinien otrzymać grafik na tyle wcześnie, aby móc zorganizować sobie czas, ustalić inne plany oraz dostosować się do wymagań pracy. Na przykład, jeśli grafik obejmuje tydzień od poniedziałku do niedzieli, pracownik powinien go otrzymać przed rozpoczęciem tego tygodnia, najlepiej na przykład w piątek poprzedzającym ten tydzień lub wcześniej. To daje pracownikowi odpowiedni czas na zaplanowanie swoich obowiązków i być przygotowanym na nadchodzące zmiany grafiku.